Zéro Inbox : ma technique pour ne plus crouler sous les emails !

C'est quoi le zéro inbox ? C'est la volonté de ne pas avoir sa boite email qui soit rempli en permanence. La méthode zéro inbox me permet à moi et à mes collègues d'obtenir réellement des gains de productivité en limitant l'usage de l'email au strict minimum. La technique est la suivante : c'est que à chaque fois que vous avez consulté vos emails, vous allez finir par vider votre boîte. Il y a plusieurs cas de figure qui se présentent. Vous avez un email, c'est inutile ou un spam vous supprimez. C'est de l'information, vous êtes en copie, par exemple. Je lis et j'archive. Là où ça devient intéressant, c'est que si vous avez une tâche à faire. Soit la tâche prend moins de trois minutes. Vous la faites, vous archivez, c'est réglé. Si la tâche prend plus de trois minutes, vous planifiez la tâche et vous archivez. En fait l'idée, c'est d'archiver en permanence. Aujourd'hui, si vous utilisez Gmail ou n'importe quel fournisseur d'email, vous avez moyen de faire des recherches. Je parlais de planification de tâches, en interne, on utilise un clone d'Asana qui marche, qui marche très, très bien. Vous avez donc Asana, je viens de le dire et vous avez Trello. Il y en a d'autres, il y a plein de logiciels de gestion de projet, où vous pouvez être plusieurs à intervenir sur dossier. On a un projet qui est le client et au sein duquel on distribue les tâches. En utilisant ce genre d'outil, vous allez planifier votre tâche. Vous allez vous dire OK, je le fais tel jour, à telle heure. Et voilà. En ce qui me concerne, quant un mail avec un tâche à faire et que je ne la fais pas instantanément, je lui réponds bien reçu, je vais le faire pour la fin de la semaine. Et moi, je me planifie la tâche pour la fin de la semaine de manière à ce que ce soit fait. Et quand la tâche est faite, je reviens vers le client pour lui dire voilà, c'est fait ou en tout cas, il a eu écho de ce que j'ai pu faire pour lui. Autre point que je tiens à signaler, c'est que en interne, on essaie d'éviter, c'est mon grand jeu, on essaie d'éviter de s'envoyer des emails. Je vais soit utiliser le logiciel de planification pour l'informer à travers un commentaire sur la tâche, soit lui créer une tâche qui va être la tâche à faire. Ce que m'a demandé le client c'est dans son escarcelle à lui, pas dans mon périmètre à moi, ça paraît un peu bizarre de faire ça. Au lieu d'avoir un email, je crée un commentaire je crée une tâche, etc. Sauf que le commentaire et/ou la tâche que vous créez sont associés au projet du client et elles sont associés à l'endroit où c'est nécessaire d'avoir cette information là. Le fait d'avoir l'information disponible au sein de ma boîte email qui parle à tous mes clients, à tous mes contacts en terme d'organisation, c'est largement perfectible. C'est pour ça qu'on fait comme ça. À titre d'information, si je dois envoyer un mail par semaine à mes collaborateurs, c'est à peu près le bout du monde. C'est vraiment l'idée. C'est de limiter cette partie Par contre, le clone d'Asan tourne à plein régime. Donc voilà, c'est un petit conseil qui sort un petit peu du web marketing. Mais j'avais envie de partager ça avec vous parce que je trouvais ça vraiment intéressant. Je vous souhaite de bonnes campagnes publicitaires à bientôt.