Zéro Inbox : ma technique pour ne plus crouler sous les emails

Un sujet qui sort un peu du marketing digital, mais que David avait envie de partager : le Zéro Inbox. L'idée est de ne jamais laisser sa boîte de réception se remplir. Chez Admind, cette méthode nous fait gagner un temps précieux et limite l'email au strict nécessaire.

La règle : vider la boîte à chaque consultation

Chaque fois que vous consultez vos emails, vous les traitez tous. Quatre cas se présentent :

1. 1C'est inutile ou du spam : vous supprimez.
2. 2C'est de l'information (vous êtes en copie, par exemple) : vous lisez et vous archivez.
3. 3C'est une tâche de moins de 3 minutes : vous la faites tout de suite, puis vous archivez.
4. 4C'est une tâche plus longue : vous la planifiez, puis vous archivez.

Archiver n'est pas perdre : la recherche de Gmail ou de n'importe quelle messagerie retrouve un email en quelques secondes.

Planifier dans un outil de gestion de projet

Asana, Trello ou un équivalent : chaque client est un projet, et les tâches y sont réparties. Quand un email contient une demande que je ne traite pas tout de suite, je réponds « bien reçu, ce sera fait d'ici la fin de semaine », je planifie la tâche, et je reviens vers le client une fois qu'elle est faite.

En interne, le moins d'emails possible

Entre collègues, on évite de s'envoyer des emails. Une information devient un commentaire sur la tâche du client, une demande devient une tâche assignée. L'information est ainsi rangée là où elle sert, dans le projet du client, et pas noyée dans une boîte qui parle à tous les contacts.